Jak ve firmě zavést informační systém? 2. část

Skladové hospodářství pro oběh materiálu už máme připravené, ale co nákup služeb? Pokud u dodavatelů využíváme např. následnou úpravu našich výrobků, můžeme vystavovat dodací listy pro dodavatele na základě modulu položky objednávek přijatých (čili výrobky). Tyto položky je možné po drobné úpravě v programu exportovat do dodacího listu, aniž by došlo k nějakému zaúčtování. Dodací list pak obsahuje pro každou položku katalogová čísla, název výrobku, váhu apod. Nyní náš IS obsahuje informaci, u jakého dodavatele následných služeb se náš výrobek nachází. Pokud budete tyto dodací listy dělat manuálně, nikdy nemáte tak dokonalý přehled. Postupem času můžete lépe plánovat, kdy pojedete s výrobky k dodavateli externích služeb, protože v příslušných modulech uvidíte i položky, které ještě nebyly vyrobeny a vyplatí se tedy pár dní počkat a ušetřit náklady na logistiku.

Sledování zakázek, export dat do excelu a reporting

Pokud naše firma podléhá auditu nebo budeme často připravovat různé ad-hoc analýzy, je třeba zvolit program, kde můžeme cokoliv snadno vyexportovat do excelu. IS nabízí různé moduly, ale pokud si za drahé peníze nenecháte postavit moduly např. pro reporting nebo výpočet nedokončené výroby přímo na míru, zjistíte, že v excelu pomocí kontingenčních tabulek je vše mnohem rychlejší a přehlednější. Během pár sekund můžete exportovat celý účetní deník a dále pracovat jen s daty, která potřebujete.

Pro sledování zakázek by ale měl být v kvalitním IS zabudovaný modul, který umožní v rámci přehledné sestavy ukázat seznam aktivních i neaktivních zakázek s údaji, kdo je má na starost, jaké mají termíny, v jakém jsou stavu a také jejich plánované/skutečné náklady a výnosy. Na základě těchto dat pak lze vytvářet podrobné reporty o tom, jak si vedeme podle různých hledisek a odhalit, kde máme slabé místo, ať už jde o špatně nastavené ceny u klientů nebo třeba neefektivní oddělení v rámci naší firmy.

Pokud v programu vedeme pouze finanční účetnictví a výnosy a náklady zakázek sledujeme separátně v excelu, může se stát, že na konci roku je po sečtení všech excelových zakázek firma 10 milionů v plusu a přitom účetní program ukazuje hospodářský výsledek mínus 10 milionů, přičemž náš bankovní účet zrovna nepřetéká penězi. Nápověda: v tomto případě bych spíš věřil účetnictví. 🙂 V excelu zřejmě nebyly dobře vypočteny a přiřazeny nepřímé náklady. Samotné nastavení reportingu naší hypotetické firmy je pak velmi individuální záležitost, ale k dispozici máme příslušná data. Naproti tomu e-shop na prodej počítačových her si vystačí pouze s finančním účetnictvím a pár jednoduchými sestavami.

Mzdy a personalistika

Pro mzdovou agendu lze buď použít modul v IS anebo využít outsourcing u nějaké mzdové účetní a zkoupit jen modul Personalistika se základními údaji o zaměstnancích. Mzdy jsou totiž dnes tak komplikované a spojuje se s nimi tolik zákonů a předpisů, že firmy raději využívají specialistů na mzdy. Nebo můžete umožnit takové externí firmě pro zpracování vašich mezd vzdálený přístup přímo do modulu Mzdy a personalistika.

***

Daná problematika je evidentně velmi složitá a nastínili jsme ji pouze v hrubých obrysech. Každopádně si musíte připravit plán postupu a u každé agendy připsat osobu, které se týká. Dotyčný nebo dotyčná budou mít jistě i dobré nápady nebo připomínky, které zakomponujete v rámci nastavení IS. Můžete také vytvořit návod pro uživatele dané agendy, který se bude jistě hodit vzhledem k vysoké fluktuaci zaměstnanců v dnešní době. Existuje tisíc dalších věcí, které vzít do úvahy – zda je možné IS přepnout do cizího jazyka, zda umožňuje úpravy tiskových sestav na míru, jak funguje help-desk dodavatele, jestli dodavatel nabízí na začátku implementace využít jejich experta přímo u vás atd.

IS by měl být ve výsledku určitou kostrou každé společnosti, která propojuje jednotlivé aktéry a jejich agendy ve smysluplný celek.

Pro vedení účetnictví našich klientů využíváme informačního systému již zmíněného Money. S ohledem na uvedené skutečnosti je samozřejmostí, že nastavení účetnictví a požadavků na jeho výstupy řešíme s našimi zákazníky vždy velmi detailně hned na začátku, aby bylo dosaženo jejich maximální spokojenosti.